Impreza integracyjna z ZFŚS – kiedy można ją zorganizować?
Każda firma, nienależnie od jej wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, powinna dbać o integrację swoich pracowników oraz odpowiednią atmosferę pracy w zespole. Realizację tego celu wspiera organizacja integracyjnych imprez firmowych. Taka forma wspólnego spędzania czasu odgrywa znaczącą rolę w zacieśnieniu wzajemnych relacji oraz motywuje do efektywniejszej pracy w zespole. Impreza integracyjna z ZFŚS – kiedy można ją zorganizować?
Spis treści
Czym charakteryzują się programy integracyjne dla pracowników?
Impreza integracyjna może przybierać różne formy w zależności od wielkości firmy i dostępnych środków finansowych: od najbardziej pożądanych wyjazdowych szkoleń integracyjnych, poprzez wycieczki, pikniki, festyny i imprezy sportowo-kulturalne, stacjonarne spotkania szkoleniowe czy wspólne wycieczki rowerowe, aż po spotkania wigilijne czy noworoczne bale. Imprezy integracyjne mogą być realizowane w ramach kilkudniowych wyjazdów (nawet zagranicznych). Udział w nich biorą pracownicy, a czasem również członkowi ich rodzin.
Czym jest ZFŚS?
Organizacja imprezy integracyjnej nierozłącznie wiąże się z kosztami, które mogą być bardzo różne. Koszty takiego zamierzenia zależą przede wszystkim od jego formy, ilości uczestniczących osób, a także od źródła finansowania. Zgodnie z obowiązującymi polskimi regulacjami wydatki te przeważnie pokrywane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych firmy.
Aby mieć jasność, jak zorganizować imprezę integracyjną z ZFŚS, na początku należy poznać, czym jest ZFŚS. Zgodnie z Ustawą z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz.U.2022.923 t.j. I) – ten fundusz socjalny oznacza specjalne środki finansowe, którymi zarządza pracodawca, przeznaczone do wspierania podległych pracowników w pewnych sytuacjach. Środki pieniężne ZFŚS są gromadzone przez pracodawcę na wydzielonym rachunku bankowym. Nie każdy przedsiębiorca musi jednak tworzyć taki zakładowy fundusz socjalny. ZFŚS muszą posiadać firmy zatrudniające więcej niż 50-ciu pracowników w pełnym wymiarze etatowym.
Fundusz ten tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Możliwość wydatkowania środków z funduszu socjalnego na wskazane cele powinna być sprecyzowana w regulaminie ZFŚS danej firmy. Głównymi beneficjentami imprez integracyjnych ze środków ZFŚS są wszyscy pracownicy, ale do uczestnictwa w nich zapraszani mogą być także członkowie ich rodzin, byli pracownicy (emeryci i renciści) z rodziną oraz inne osoby wskazane przez pracodawcę.
Impreza integracyjna z ZFŚS a zakres finansowania
Z ZFŚS można sfinansować szeroko rozumianą działalność socjalną, organizowaną przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych do skorzystania z ZFŚS, ale także dofinansowywać zakładowe obiekty socjalne i tworzenie form wychowania przedszkolnego (zakładowych żłobków, przedszkoli i klubów dziecięcych). Działalność socjalna obejmuje różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną. W praktyce działalność kulturalna oznacza upowszechnianie i ochronę kultury, na które składają się między innymi kina, teatry, filharmonie, muzea, galerie sztuki. W zakresie wypoczynku znajduje się sport, rekreacja i aktywny wypoczynek.
Impreza integracyjna z ZFŚS – jak ją zorganizować?
Aby zorganizować imprezę integracyjną z ZFŚS pracodawca musi uwzględnić w niej elementy związane z wypoczynkiem, działalnością kulturową lub sportem. Może to być na przykład wyjazd pracowniczy połączony ze zwiedzaniem muzeów czy uczestniczeniem w spektaklu teatralnym. Impreza integracyjna z ZFŚS może także przybrać formę spływu kajakowego czy wycieczki rowerowej. Możliwości są duże. Na przykład można zorganizować ze środków ZFŚS imprezę integracyjną z występem zespołu muzycznego, w czasie którego pracownicy zostaną uraczeni posiłkiem. Jest to działanie w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Natomiast organizacja podobnego przyjęcia bożonarodzeniowego z funduszu ZFŚS – wykraczałoby poza możliwości ustawowe, gdyż to przyjęcie ciężko byłoby zakwalifikować do wypoczynku, sportu i rekreacji lub do działalności kulturalnej.
W imprezie integracyjnej z ZFŚS mogą uczestniczyć wszyscy pracownicy. W takim samym zakresie i na takich samych warunkach, bez względu na ich sytuację materialną. Nie stosuje się wtedy żadnego kryterium socjalnego. Za organizacją imprezy integracyjnej sfinansowanej z ZFŚS przemawiają ekonomiczne korzyści, bowiem ta forma stanowi odciążenie dla budżetu firmy. Takie rozwiązanie obciąża pracodawcę wyłącznie kosztami administracyjnymi.
Impreza integracyjna z ZFŚS
Na koniec należy wskazać, że wiele firm decyduje się na organizację imprez integracyjnych pochodzących ze środków obrotowych. Jest to dla pracodawców wygodny i w pełni zgodny z przepisami sposób. Stanowi on alternatywne rozwiązanie wobec korzystania ze środków w ramach ZFŚS. W tym przypadku wszystkie poniesione wydatki można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy, ale tylko wtedy, gdy celem imprezy jest integracja pracowników, stworzenie zgranego i zmotywowanego zespołu oraz poprawa atmosfery w miejscu pracy. Wówczas w imprezie mogą uczestniczyć tylko pracownicy.
